Nahrávanie hovorov a GDPR: základy pre malú firmu
Nahrávka hovoru je osobný údaj, ak sa z nej dá zistiť, kto hovorí. Preto sa na ňu vzťahuje GDPR, rovnako ako na zoznam zákazníkov.
Základné otázky
- Prečo nahrávate? Musíte mať konkrétny účel (napríklad overenie objednávky, riešenie reklamácií). „Pre istotu“ nestačí.
- Na akom základe? Obvykle súhlas volajúceho alebo oprávnený záujem, ktorý si treba skutočne zdôvodniť.
- Vie o tom volajúci? Informovať ho treba hneď na začiatku hovoru, stručne a zrozumiteľne.
- Ako dlho nahrávku držíte? Čo najkratšie, a po uplynutí lehoty ju bezpečne vymazať.
Čo povedať na začiatku hovoru
Napríklad: „Dobrý deň, hovor sa nahráva na účely spracovania vašej požiadavky. Podrobnosti nájdete na našom webe.“ Ak volajúci nesúhlasí, mal by mať možnosť pokračovať bez nahrávania alebo inou cestou.
Ako dlho nahrávky držať
Zákon pevnú lehotu pre všetky prípady nestanovuje. Zásada je, že údaje držíte len potrebný čas. V praxi sa často volí krátka lehota v týždňoch, ktorú si firma zdôvodní vo svojich zásadách ochrany údajov.
Ďalšie povinnosti
- informácie o spracúvaní (kto ste, prečo, ako dlho, komu údaje poskytnete),
- práva volajúceho: prístup, výmaz, námietka,
- zabezpečenie nahrávok a dohoda s dodávateľom, ktorý ich pre vás ukladá.
Pri vlastnej firme sa oplatí požiadať o krátku konzultáciu advokáta so skúsenosťou s ochranou údajov. My v Volali chceme byť v tejto oblasti čo najopatrnejší: nahrávanie a jeho podmienky budú zrozumiteľne uvedené ešte pred spustením služby.
Ďalšie články
- Zmeškané hovory v malej firme: koľko vás stoja
- AI telefonistka: čo to je a komu pomáha
- Presmerovanie hovorov na Slovensku: ako na to
- Zavolajte záujemcovi späť čo najrýchlejšie: prečo na minútach záleží
- Hovor s umelou inteligenciou: prečo musí volajúci vedieť, že hovorí s AI
Informácie v článku sú všeobecné a majú len pomôcť s orientáciou. Nie sú právnym poradenstvom; pri konkrétnej situácii sa poraďte s advokátom alebo s príslušným úradom.